PERALATAN KANTOR
A. PERALAN KANTOR
A. Pengertian Peralatan Kantor
· Menurut KBBI ( 1999 ), istilah sarana berarti sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan.
· Ensiklopedia Administrasi menjelaskan perlengkapan kantor yaitu segenap benda yang dipergunakan untuk membantu melancarkan tugas tata usaha yang terdiri dari mesin kantor ( office machines ), perabot kantor ( office furniture ), hiasan kantor ( office ornamens ), dan bekal kantor ( office supplies ).
· Peralatan kantor adalah segala benda yang dipakai untuk membantu melancarkan pekerjaan sehari - hari yang digunakan petugas administrasi, sehingga menghasilkan pekerjaan yang lebih cepat selesai, lebih baik dan lebih tepat.
B. Kegunaan Peralatan Kantor
Kegunaan perlengkapan kantor yaitu:
a. Untuk mendukung aktivitas pekerjaan kantor
b. Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor
c. Memperoleh hasil yang lebih maksimal, baik, dan memuaskan
d. Sebagai asset kantor dan pelengkap kantor.
C. Jenis-jenis Peralatan Kantor
1. Berdasarkan jenisnya, peralatan kantor dibedakan menjadi :
a. Perbekalan kantor ( office suplies ) yaitu alat bantu bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga lebih cepat selesai, lebih tepat, dan lebih baik. misalnya : kertas, pena, tinta, printer, penghapus, stapler, gunting, penggaris, dsb.
b. Mesin - mesin kantor ( office machines ) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, serta mengolah bahan - bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik. contoh : mesin fotokopi, mesin penghancur kertas, mesin pengganda dokumen, scanner, mesin absensi, dan kalkulator.
c. Mesin komunikasi kantor ( office cumunication machines ) adalah alat yang digunakan untuk melakukan komunikasi baik di lingkungan organisasi sendiri maupun keluar organisasi. contoh : telepon, interkom, faksimile, dan telepon wireles.
d. Perabot kantor ( office furniture ) adalah benda - benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. contoh : meja, kursi, sofa, rak buku, lemari, filing cabinet, papan tulis, papan pengumuman, tempat uang ( cash box ), dan tempat majalah / koran.
e. Hiasan / interior kantor ( office ornamen ) adalah benda - benda kantor yang digunakan untuk menambah suasanan menjadi menyenangkan, sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan. contoh : gambar presiden dan wakil presiden, bendera, struktur organisasi, patung, lukisan, tanaman hidup, jam dinding, kipas angin / AC.
2. Berdasarkan bentuknya, peralatan kantor dibedakan menjadi :
a. Berbentuk lembaran yaitu peralatan kantor yang berbentuk lembaran / helaian. misalnya kertas HVS, kertas folio, kertas karbon, kertas pensil, formulir, plastik transparan, kertas karton, kertas bufalo, amplop, dan map.
b. Berbentuk non lembaran yaitu peralatan kantor yang berbentuk non - lembaran ( bukan berupa kertas lembaran ). misalnya : pena, pensil, spidol, penghapus, penggaris, gunting, pemotong kertas, pembuka surat, pelubang kertas, stapler, stemple, dan lain - lain.
c. Berbentuk buku yaitu peralatan kantor yang berbentuk buku. misalnya buku catatan, buku pedoman organisasi, buku alamat relasi, buku telepon, kamus, peta kota - kota besar, buku tahunan, buku induk, buku tamu, buku agenda surat, buku catatan keuangan, dan buku objek wisata.
3. Berdasarkan penggunaannya, peralatan kantor dibedakan menjadi :
a. Barang habis pakai adalah barang atau benda kantor yang penggunaannya hanya satu atau beberapa kali pakai atau tidak tahan lama. contoh : kertas, tinta, karbon, klip, pensil, dan pulpen.
a. Berbentuk lembaran yaitu peralatan kantor yang berbentuk lembaran / helaian. misalnya kertas HVS, kertas folio, kertas karbon, kertas pensil, formulir, plastik transparan, kertas karton, kertas bufalo, amplop, dan map.
b. Berbentuk non lembaran yaitu peralatan kantor yang berbentuk non - lembaran ( bukan berupa kertas lembaran ). misalnya : pena, pensil, spidol, penghapus, penggaris, gunting, pemotong kertas, pembuka surat, pelubang kertas, stapler, stemple, dan lain - lain.
3. Berdasarkan penggunaannya, peralatan kantor dibedakan menjadi :
a. Barang habis pakai adalah barang atau benda kantor yang penggunaannya hanya satu atau beberapa kali pakai atau tidak tahan lama. contoh : kertas, tinta, karbon, klip, pensil, dan pulpen.
b. Barang tidak habis pakai adalah barang atau benda kantor yang penggunaannya tahan lama. contoh : stapler, gunting, cater, pelubang kertas.
4. Berdasarkan keperluan tulis - menulis, peralatan kantor dibedakan menjadi :
a. Khusus keperluan tulis, menulis yaitu peralatan yang secara langsung digunakan untuk keperluan tulis menulis meliputi kertas, bahan yang digoreskan pada kertas, dan alat penggores, misalnya pulpen, pensil, tipe - x, stabilo, dan pensil warna.
a. Khusus keperluan tulis, menulis yaitu peralatan yang secara langsung digunakan untuk keperluan tulis menulis meliputi kertas, bahan yang digoreskan pada kertas, dan alat penggores, misalnya pulpen, pensil, tipe - x, stabilo, dan pensil warna.
b. pendukung pelaksana pekerjaan tulis - menulis yaitu peralatan yang menggunakan untuk mendukung pekerjaan tulis - menulis. misalnya stapler, isi stapler, lem, penjepit kertas, selotip, lakban, dan lain - lain.
4. Pemeliharaan dan Perawatan Umum Mesin Kantor
Manfaat dari pemeliharaan dan perawatan mesin kantor yaitu:
a. Barang – barang akan terpelihara dengan baik sehingga akan jarang terjadi kerusakan.
b. Memperpanjang umur barang sehingga tidak perlu diganti dalam waktu singkat.
c. Menghindari kehilangan karena terkontrok terus.
d. Menghindari penyimpanan yang tidak teratur.
e. Dengan terpelihara akan menghasilkan pekerjaan yang baik.
Pemeliharaan atau perawatan barang dikategorikan menurut kurun waktu dan menurut jenis barang. Menurut kurun waktu terbagi menjadi dua yaitu perawatan sehari-hari dan perawatan berkala. Sedangkan perawatan menurut jenis barang terbagi menjadi barang bergerak dan barang tidak bergerak.
Berikut adalah cara pemeliharaan dan perawatan umum mesin kantor:
a. Selalu membersihkan barang secara teratur
b. Selalu memperbaiki barang yang rusak
c. Memperhatikan cara penyimpanan barang yang baik, benar, dan teratur sesuai dengan jenis dan kode masing – masing
d. Selalu menyimpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula dalam keadaan baik dan benar
e. Selalu mengoperasikan atau menggunakan peralatan kantor sesuai petunjuk dan aturan pemakaiannya
B. PENATAAN RUANG KERJA KANTOR
A. Pengertian Tata Ruang Kantor
Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya didalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut :
· Menurut Drs.The Liang Gie mengatakan “Tata Ruang adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya”.
· Menurut Litlefield & Petterson mengatakan “ Office lay out may be defined as the arrangement of furniture and equipment within available flour space” (tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan alat perlengkapan pada luas yang tersedia).
B. Tujuan Tata Ruang Kantor
Adapun tujuan dari penataan ruang kantor adalah sebagai berikut:
a. Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja.
b. Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang.
c. Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staf yang sedang bekerja.
d. Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja ke meja.
e. Menghindarkan diri dari kemungkinan saling menganggu antara karyawan dengan karyawan lainnya.
f. Mempergunakan segenap ruangan dengan baik.
g. Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan menganggu dari pekerjaan yang sunyi.
h. Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari relasi dan tamu yang datang.
i. Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak yan terpendek.
C. Manfaat dan Keuntungan Tata Ruang Kantor
Drs. Moekijat mengatakan tata ruang yang baik akan memberikan manfaat sebagai berikut:
a. Merecanakan suatu kantor dengan baik akan memberikan efisiensi melakukan pekerjaan.
b. Penghematan penggunaan ruang lantai yang tepat.
c. Pengawasan dapat dipermudah.
d. Hubungan dapat dipercaya.
e. Perlengkapan dan mesin kantor berguna lebih baik.
f. Jalannya pekerjaan lebih lancar.
g. Menambah kesenangan dan semangat bekerja bagi karyawan.
Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa tata ruangan yang baik mempunyai beberapa keuntungan, diantaranya:
a. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai
b. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
c. Mencegah para pegawai bagian lain terganggu oleh public yang akan menemui satu bagian lain.
d. Memungkinkan pemakaian ruangan secara efisien.
e. Pengawasan mudah dilaksanakan.
f. Terciptanya suasana kerja yang menyenangkan.
D. Asas-Asas Pokok Tata Ruang Kantor
a. Azas tata ruang kantor
Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor, keempat azas itu semestinya harus saling melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor yang rapi dan teratur. Keempat Azas tersebut adalah:
b. Asas jarak terpendek.
Perubahan tata ruang kantor pada asas ini maksudnya adalah menata letak meja-meja dengan jarak antar meja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar karyawan dapat lebih cepat. Jarak antar meja/unit yang jauh akan mengakibatkan perlu beberapa langkah untuk mencapai ke meja lain, bandingkan dengan jarak meja yang tidak terlalu lebar.
c. Asas rangkaian kerja
Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai lainya, karena pengaturan mejanya sudah runtut/teratur.
d. Asas penggunaan segenap ruangan
Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan. Jika ada ruangan yang kosong maka dapat diletakan tanaman, hiasan, aquarium dan lain sebagainya sehingga membuat ruangan semakin nyaman dan asri.
e. Asas perubahan susunan tempat kerja
Asas ini memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan baik pada pekerjaan maupun pegawai tata ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat.
E. Prinsip-Prinsip Tata Ruang Kantor
a. Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis lurus.
b. Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang berhubungan harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu bepergian.
c. Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik pegawai dan penyampaian surat-surat dalam jarak yang pendek.
d. Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang menggunakannya.
e. Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan.
f. Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang terpaksa menghadap pada sumber cahaya.
g. Kesatuan yang banyak berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan dibagian depan.
h. Satuan yang pekerjaan bersifat gaduh, sebaiknya ditempatkan dekat jendela dan hendaknya dijauhkan dari satuan lainnya.
i. Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada pada dinding atau susun tangga yang mudah terjangkau oleh petugas.
F. Bentuk-bentuk Tata Ruang Kantor
a. Tata Ruang Tertutup
Suatu tata ruang dikatakan terpisah-pisah atau tertutup apabila susunan ruang untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa bagian.
Keuntungannya:
· Moral pekerja atau staf tetap terjaga.
· Pekerjaan yang sifatnya rahasia tetap terjaga.
· Menghindari gangguan dari pekerja satu ke yang lainnya.
· Pimpinan akan lebih tenang dalam mengerjakan tugasnya karena tidak terganggu oleh kegiatan para karyawan.
a. Merecanakan suatu kantor dengan baik akan memberikan efisiensi melakukan pekerjaan.
b. Penghematan penggunaan ruang lantai yang tepat.
c. Pengawasan dapat dipermudah.
d. Hubungan dapat dipercaya.
e. Perlengkapan dan mesin kantor berguna lebih baik.
f. Jalannya pekerjaan lebih lancar.
g. Menambah kesenangan dan semangat bekerja bagi karyawan.
Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa tata ruangan yang baik mempunyai beberapa keuntungan, diantaranya:
a. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai
b. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
c. Mencegah para pegawai bagian lain terganggu oleh public yang akan menemui satu bagian lain.
d. Memungkinkan pemakaian ruangan secara efisien.
e. Pengawasan mudah dilaksanakan.
f. Terciptanya suasana kerja yang menyenangkan.
D. Asas-Asas Pokok Tata Ruang Kantor
a. Azas tata ruang kantor
Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor, keempat azas itu semestinya harus saling melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor yang rapi dan teratur. Keempat Azas tersebut adalah:
b. Asas jarak terpendek.
Perubahan tata ruang kantor pada asas ini maksudnya adalah menata letak meja-meja dengan jarak antar meja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar karyawan dapat lebih cepat. Jarak antar meja/unit yang jauh akan mengakibatkan perlu beberapa langkah untuk mencapai ke meja lain, bandingkan dengan jarak meja yang tidak terlalu lebar.
c. Asas rangkaian kerja
Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai lainya, karena pengaturan mejanya sudah runtut/teratur.
d. Asas penggunaan segenap ruangan
Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan. Jika ada ruangan yang kosong maka dapat diletakan tanaman, hiasan, aquarium dan lain sebagainya sehingga membuat ruangan semakin nyaman dan asri.
e. Asas perubahan susunan tempat kerja
Asas ini memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan baik pada pekerjaan maupun pegawai tata ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat.
E. Prinsip-Prinsip Tata Ruang Kantor
a. Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis lurus.
b. Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang berhubungan harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu bepergian.
c. Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik pegawai dan penyampaian surat-surat dalam jarak yang pendek.
d. Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang menggunakannya.
e. Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan.
f. Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang terpaksa menghadap pada sumber cahaya.
g. Kesatuan yang banyak berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan dibagian depan.
h. Satuan yang pekerjaan bersifat gaduh, sebaiknya ditempatkan dekat jendela dan hendaknya dijauhkan dari satuan lainnya.
i. Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada pada dinding atau susun tangga yang mudah terjangkau oleh petugas.
F. Bentuk-bentuk Tata Ruang Kantor
a. Tata Ruang Tertutup
Suatu tata ruang dikatakan terpisah-pisah atau tertutup apabila susunan ruang untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa bagian.
Keuntungannya:
· Moral pekerja atau staf tetap terjaga.
· Pekerjaan yang sifatnya rahasia tetap terjaga.
· Menghindari gangguan dari pekerja satu ke yang lainnya.
· Pimpinan akan lebih tenang dalam mengerjakan tugasnya karena tidak terganggu oleh kegiatan para karyawan.
Kelemahannya:
· Pengawasan lebih sulit dilakukan karena terhalang oleh penyekat.
· Cahaya sulit masuk dan udara sulit beredar sehingga suasana lebih pengap dan gerah.
· Apabila diperlukan tukar tempat antara bagian yang satu dengan bagian yang lain sulit dilakukan dan sulit merubah ruangan.
· Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantorataupun perubahan mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan agak sulit menampungnya.
b. Tata Ruang Terbuka
Dalam susunan ini ruang yang dipergunakan untuk ruang bekerja tidak dipisah-pisahkan atau tidak menggunakan penyekat, tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka sehingga semua yang bekerja tampak mudah diamati dari satu sudut pandang.
Keuntungannya:
· Pengawasan lebih mudah dan efektif terhadap segenap pegawai.
· Hubungan antar pegawai cepat dan mudah.
· Memperlancar arus pekerjaan dari meja satu ke meja yang lain tanpa orangnya harus mondar-mandir meninggalkan tempat kerja.
· Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar.
· Mudah merubah ruangan.
· Perubahan organisasi menyebabkan perubahan tata ruang dapat dilayani dengan cepat dan luwes.
· Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantoragak sulit menampungnya, karena ruangan terbatas.
Kelemahannya:
· Dapat merendahkan moral atau staf. Karena cara hidup yang diawasi terus menerus.
· Akan mengurangi keamanan bagi pekerjaan rahasia.
· Pekerja akan kehilangan kepribadian.
· Apabila ada pekerja yang ngbrol dan bermalas-malas antar teman sekerja dapat menggangu yang lain.
· Peralatan kantor yang dapat menimbulkan suara gaduh akan menggangu pekerjaan lainnya yang membutuhkan ketenangan.
· Pimpinan lebih terganggu ketenangan kerjanya, jika dibandingkan dengan ruang tertutup.
c. Tata Ruang Semi Tertutup
Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 meter. Keuntungan ruang kantor semi tertutup adalah untuk menjaga privasi kerja, sementara kerugiannya adalah perubahan tempat lebih sulit dilakukan.
G. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Tata Ruang
a. Perencanaan Cahaya
Penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan, diantaranya:
§ Hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah.
§ Kualitas pekerjaan lebih baik.
§ Kesalahan-kesalahan berkurang.
§ Semangat kerja pegawai lebih baik.
§ Mengurangi ketegangan dan kelelahan.
§ Prestise lebih baik untuk perusahaan.
b. Perencanaan Warna
Dengan menggunakan warna yang tepat dan baik akan diperoleh keuntungan diantaranya:
§ Kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik pandangan
§ Mempunyai akibat yang tidak langsung terhadap efisiensi dan produktivitas pegawai.
§ Mencegah kesilauan akibat cahaya yang berlebihan.
§ Memelihara kegembiraan, ketenangan dan semangat bekerja pegawai.
§ Mengurangi rasa tertekan sehingga pegawai merasa lega dan bebas.
Para ahli membedakan tiga warna pokok, yaitu:
§ Warna merah adalah warna yang menggambarkan panas dan kegembiraan dalam kegiatan kerja. Warna merah dapat digunakan bagi alat untuk merangsang panca indra dan jiwa agar semangat dalam melaksanakan suatu pekerjaan.
· Pengawasan lebih sulit dilakukan karena terhalang oleh penyekat.
· Cahaya sulit masuk dan udara sulit beredar sehingga suasana lebih pengap dan gerah.
· Apabila diperlukan tukar tempat antara bagian yang satu dengan bagian yang lain sulit dilakukan dan sulit merubah ruangan.
· Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantorataupun perubahan mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan agak sulit menampungnya.
b. Tata Ruang Terbuka
Dalam susunan ini ruang yang dipergunakan untuk ruang bekerja tidak dipisah-pisahkan atau tidak menggunakan penyekat, tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka sehingga semua yang bekerja tampak mudah diamati dari satu sudut pandang.
Keuntungannya:
· Pengawasan lebih mudah dan efektif terhadap segenap pegawai.
· Hubungan antar pegawai cepat dan mudah.
· Memperlancar arus pekerjaan dari meja satu ke meja yang lain tanpa orangnya harus mondar-mandir meninggalkan tempat kerja.
· Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar.
· Mudah merubah ruangan.
· Perubahan organisasi menyebabkan perubahan tata ruang dapat dilayani dengan cepat dan luwes.
· Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantoragak sulit menampungnya, karena ruangan terbatas.
Kelemahannya:
· Dapat merendahkan moral atau staf. Karena cara hidup yang diawasi terus menerus.
· Akan mengurangi keamanan bagi pekerjaan rahasia.
· Pekerja akan kehilangan kepribadian.
· Apabila ada pekerja yang ngbrol dan bermalas-malas antar teman sekerja dapat menggangu yang lain.
· Peralatan kantor yang dapat menimbulkan suara gaduh akan menggangu pekerjaan lainnya yang membutuhkan ketenangan.
· Pimpinan lebih terganggu ketenangan kerjanya, jika dibandingkan dengan ruang tertutup.
c. Tata Ruang Semi Tertutup
Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 meter. Keuntungan ruang kantor semi tertutup adalah untuk menjaga privasi kerja, sementara kerugiannya adalah perubahan tempat lebih sulit dilakukan.
G. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Tata Ruang
a. Perencanaan Cahaya
Penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan, diantaranya:
§ Hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah.
§ Kualitas pekerjaan lebih baik.
§ Kesalahan-kesalahan berkurang.
§ Semangat kerja pegawai lebih baik.
§ Mengurangi ketegangan dan kelelahan.
§ Prestise lebih baik untuk perusahaan.
b. Perencanaan Warna
Dengan menggunakan warna yang tepat dan baik akan diperoleh keuntungan diantaranya:
§ Kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik pandangan
§ Mempunyai akibat yang tidak langsung terhadap efisiensi dan produktivitas pegawai.
§ Mencegah kesilauan akibat cahaya yang berlebihan.
§ Memelihara kegembiraan, ketenangan dan semangat bekerja pegawai.
§ Mengurangi rasa tertekan sehingga pegawai merasa lega dan bebas.
Para ahli membedakan tiga warna pokok, yaitu:
§ Warna merah adalah warna yang menggambarkan panas dan kegembiraan dalam kegiatan kerja. Warna merah dapat digunakan bagi alat untuk merangsang panca indra dan jiwa agar semangat dalam melaksanakan suatu pekerjaan.
§ Warna kuning adalah warna yang menggambarkan kehangatan matahari dan berfungsi untuk merangsang mata dan syaraf, sehingga dapat menimbulkan perasaan riang gembira dengan melenyapkan perasaan tertekan.
§ Warna biru sebagai warna dari langit dan samudera yang menggambarkan ketentraman dan keluwesan. Warna ini mempunyai pengaruh mengurangi ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah.
Menurut Nadine Todd mengatakan bahwa warna memberikan pengaruh terhadap tamu yang datang, diantaranya:
§ Kepercayaan terhadap kantor
§ Efisiensi atau produktifitas
§ Moral
c. Perencanaan Udara
Dengan pengaturan udara yang tepat dan baik maka diperoleh keuntungan-keuntungan, diantaranya:
§ Kenyamanan bekerja pegawai terjamin
§ Produktivitas kerja yang lebih tinggi
§ Kualitas pekerjaan yang lebih baik
§ Semangat kerja yang lebih tinggi
§ Kesehatan pegawai terpelihara dengan baik
§ Kesan yang lebih baik dari para tamu
d. Perencanaan Suara
Dengan suara gaduh berakibat pada:
§ Gangguan mental dan saraf bagi pegawai
§ Kesulitan mengadakan konsentrasi
§ Kesalahan yang lebih banyak
§ Kelelahan yang bertambah
§ Semangat kerja pegawai berkurang
Untuk mengatasi faktor suara yang sering mengurangi efisiensi kerja para pegawai, hendaknya diperhatikan hal berikut:
§ Langit-langit atau dinding ruang dipakai lapisan-lapisan penyadap suara
§ Mesin-mesin tik dibawahnya diberi alas karet busa tipis
§ Pesawat telepon dibuatkan bilik kecil yang tertutup rapat
§ Lantai-lantai ruang sebaiknya diberi alas karet atau semacam tegel dari bahan yang tidak banyak meneruskan suara.
H. Pedoman dalam Menyusun Tata Ruang Kantor
a. Pekerjaan dikantor dalam proses pelaksanaan dapat menempuh jalan terpendek
b. Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secar lancer
c. Segenap ruang dipergunakan secara efisien
d. Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung dengan baik
e. Pihak luar yang datang ke kantor tersebut mendapat kesan yang baik tentang kantor tersebut.
f. Susunan tempat kerja dapat diubah sewaktu-waktu diperlukan.
I. Langkah-Langkah dalam Menyusun Tata Ruang Kantor
Penyusunan tata ruang dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut :
a. Buat denah kantor dalam ukuran skala, pintu masuk, jendela dan pilar gedung.
b. Pelajari pekerjaan (jenis, proses, urutan pekerjaan) yang tercakup dalam lingkungan kantor itu.
c. Tentukan letak meja kerja, lemari, mesin kantor dan fasilitas lainnya dengan berpedoman pada teknik penataan meja kerja.
d. Pindah atau hapus dan gambarkan kembali meja kerja, lemari, mesin kantor dan fasilitas lainnya masing-masingnya dan letakkan pada tempat yang dapat memenuhi prinsip dan asas tata ruang yang baik.
J. Teknik Penataan Meja Kerja Ruang Kantor
Penataan meja kerja dilakukan dengan baik. Meja kerja merupakan perlengkapan kantor yang relatif lebih banyak dari peralatan lainnya, pada umumnya karena setiap personil memiliki satu meja kerja. Dengan demikian semakin banyak jumlah personil suatu kantor akan memiliki meja kerja yang relatif banyak. Oleh sebab itu, meja kerja perlu ditata dengan sedemikian rupa sehingga dapat memenuhi prinsip tata ruang kantor yang baik.
Teknik penataan meja kerja dapat dilakukan dengan cara berikut :
a. Meja-meja kerja sebaiknya disusun menurut garis lurus menghadap ke jurusan yang sama atau dengan pola susunan yang saling bertolak belakang atau dengan posisi beradu punggung.
b. Pada tata ruang yang terbuka atau relatif besar, susunan meja-meja dapat terdiri atas beberapa baris.
c. Diantara baris meja dan blok suatu baris dengan blok baris lainnya perlu disediakan jarak untuk lalu lintas personil, atasan, maupun orang lain yang sedang mendapat layanan.
d. Lebar lorong diantara satu blok baris dengan blok baris lainnya sekitar 120 cm dan lorong diantara satu baris dengan baris lainnya sekitar 80 cm.
e. Meja untuk pimpinan dalam suatu ruang terbuka ditempatkan dibelakang menghadap searah dengan personil atau didepan personil berhadapan dengan personil.
f. Penempatan pimpinan suatu unit kerja dengan pimpinan unit kerja lain pada rung terbuka ditempatkan dekat dengan personil yang menjadi bawahannya.
g. Penempatan personil disesuaikan dengan jenis pekerjaannya, personnil yang banyak mengerjakan pekerjaan yang memerlukan konsentrasi kerja yang tinggi ditempatkan jauh dari lalu lintas orang-orang, demikian juga personil yang banyak berhubungan dengan pihak luar ditempatkan dekat pintu masuk.
h. Personil yang menggunakan alat kerja yang menimbulkan suara ribut (bising) ditempatkan pada tempat yang dapat meredam suara atau jauh dari personil lain yang memerlukan konsentrasi kerjayang tinggi
i. Personil yang memiliki perlengkapan kerja yang relatif sulit dipindahkan ditempatkan dekat dengan perlengkapan kerjanya
j. Personil yang memiliki alat kerja yang menimbulkan getaran ditempatkan jauh dari dinding atau tiang agar getaran tersebut tidak merembes kebagian lain.
k. Personil yang memiliki perlengkapan kerja lemari yang berat atau peti besi ditempatkan dekat dinding agar perlengkapan kerjanya ditempatkan menempel ke tembok atau tiang untuk mendapatkan penyangga
l. Pimpinan yang sering menerima tamu dan membicarakan hal-hal yang bersifat rahasia organisasi ditempatkan pada kamar tersendiri
m. Pimpinan atau tenaga ahli karena sifat pekerjaannya membutuhkan ruangan tersendiri dapat dibuat ruang tersendiri dengan ukuran 2,5x3,6 (9 m2), untuk keperluan meja pimpianan (150x90cm), kursi pimpinan, kursi tamu, lemari pajangan/arsip pimpinan, dan lorong untuk lalu lintas pimpinan dan tamu.
K. Standar Ruang Kantor
Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus diperhatikan dan diatur sebaik baiknya oleh setiap manajer perkantoran yang modern. Sebagai contoh di negara Inggris dalam 1963 telah ditetapkan undang-undang mengenai kantor (THE OFFICE ACT) yang antara lain menetapkan persyaratan atau stadar yang harus dimiliki oleh setiap ruang kantor.
Standar itu meliputi hal hal sebagai berikut :
a. Kebersihan
Bangunan, perlengkapan, dan perabotan harus dipelihara bersih
b. Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai
Ruang kerja harus menyediakan luas lantai 40 square feet sama dengan 3.7 m2 untuk setiap petugas.
c. Suhu Udara
Temperatur yang layak harus dipertahankan dalam ruang kerja ( minimum 16 C = 61F)
d. Ventilasi
Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam ruang kerja
e. Penerangan Cahaya
Cahaya alam/ lampu yang cocok dan cukup harus diusahakan, sedang perlengkapan penerangan dirawat dengan seharusnya
f. Fasilitas kesehatan
Kamar kecil, tolitet, dan sejenisnya harus disediakan untuk para petugas serta terpelihara kebersihannya
g. Fasilitas Cuci
Ruang Cuci muka/ tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk harus disediakan untuk secukupnya.
h. Air minum
Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa / tempat penampungan khusus
i. Tempat pakaian
Dalam kantor harus disediakan temapt untuk menggantungkan pakaian yang tidak dipakai petugas sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian yang basah
j. Tempat duduk
Petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan sandaran kaki bila perlu
k. Lantai, gang , dan tangga
Lantai harus dijaga agar tidak mudah orang tergelincir, tangga diberi pegangan untuk tangan, dan bagian–bagian yang terbuka diberi pagar
l. Mesin
Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dari petugas yane memakainya harus cukup terlatih
m. Beban berat
Petugas tidak boleh ditugaskan mengangkat , membawa atau memindahkan beban berat yang dapat mendatangkan kecelakaan
n. Pertolongan pertama
Dalam ruang kerja harus dissediakan kotak / lemari obat untuk pertolongan pertama maupun seseorang pegawai yagn terlatih memberikan pertolongan itu
o. Penjagaan kebakaran
Alat pemadam kebakaran dan sarana untuk melariakn dari bahaya kebakaran harus disediakan secara memadai termasuk lonceng tanda bahaya kebakaran
p. Pemberitahuan kecelakaan
Kecelakaan dalam kantor yagn menyebakan kematian atau absen petugas lebih dari 3 hari harus dilaporkan kepada pihak yang berwajib.
L. Merancang Tata Ruang Kantor Berbagai Macam Bentuk
Dalam merancang tata ruang suatu kantor, banyak hal yang harus diperhatikan diantaranya:
a. Jenis atau bidang pekerjaan yang tercakup dalam ruang tersebut.
b. Penempatan bidang pekerjaan sesuai dengan urut-urutan kegiatanya.
c. Banyaknya personal/pegawai yang terlibat dalam jenisnya atau bidang pekerjaan tersebut.
d. Tata letak atau penempatan personal/pegawai yang menangani jenis/bidang pekerjaan tersebut.
e. Penerangan atau pencahayaan yang baik.
f. Adanya ventilasi (pertukaran udara) yang memadai.
g. Lain-lain hal yang penting dianggap penting, misalnya masalah keindahan dan kenyamanan ruangan
§ Warna biru sebagai warna dari langit dan samudera yang menggambarkan ketentraman dan keluwesan. Warna ini mempunyai pengaruh mengurangi ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah.
Menurut Nadine Todd mengatakan bahwa warna memberikan pengaruh terhadap tamu yang datang, diantaranya:
§ Kepercayaan terhadap kantor
§ Efisiensi atau produktifitas
§ Moral
c. Perencanaan Udara
Dengan pengaturan udara yang tepat dan baik maka diperoleh keuntungan-keuntungan, diantaranya:
§ Kenyamanan bekerja pegawai terjamin
§ Produktivitas kerja yang lebih tinggi
§ Kualitas pekerjaan yang lebih baik
§ Semangat kerja yang lebih tinggi
§ Kesehatan pegawai terpelihara dengan baik
§ Kesan yang lebih baik dari para tamu
d. Perencanaan Suara
Dengan suara gaduh berakibat pada:
§ Gangguan mental dan saraf bagi pegawai
§ Kesulitan mengadakan konsentrasi
§ Kesalahan yang lebih banyak
§ Kelelahan yang bertambah
§ Semangat kerja pegawai berkurang
Untuk mengatasi faktor suara yang sering mengurangi efisiensi kerja para pegawai, hendaknya diperhatikan hal berikut:
§ Langit-langit atau dinding ruang dipakai lapisan-lapisan penyadap suara
§ Mesin-mesin tik dibawahnya diberi alas karet busa tipis
§ Pesawat telepon dibuatkan bilik kecil yang tertutup rapat
§ Lantai-lantai ruang sebaiknya diberi alas karet atau semacam tegel dari bahan yang tidak banyak meneruskan suara.
H. Pedoman dalam Menyusun Tata Ruang Kantor
a. Pekerjaan dikantor dalam proses pelaksanaan dapat menempuh jalan terpendek
b. Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secar lancer
c. Segenap ruang dipergunakan secara efisien
d. Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung dengan baik
e. Pihak luar yang datang ke kantor tersebut mendapat kesan yang baik tentang kantor tersebut.
f. Susunan tempat kerja dapat diubah sewaktu-waktu diperlukan.
I. Langkah-Langkah dalam Menyusun Tata Ruang Kantor
Penyusunan tata ruang dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut :
a. Buat denah kantor dalam ukuran skala, pintu masuk, jendela dan pilar gedung.
b. Pelajari pekerjaan (jenis, proses, urutan pekerjaan) yang tercakup dalam lingkungan kantor itu.
c. Tentukan letak meja kerja, lemari, mesin kantor dan fasilitas lainnya dengan berpedoman pada teknik penataan meja kerja.
d. Pindah atau hapus dan gambarkan kembali meja kerja, lemari, mesin kantor dan fasilitas lainnya masing-masingnya dan letakkan pada tempat yang dapat memenuhi prinsip dan asas tata ruang yang baik.
J. Teknik Penataan Meja Kerja Ruang Kantor
Penataan meja kerja dilakukan dengan baik. Meja kerja merupakan perlengkapan kantor yang relatif lebih banyak dari peralatan lainnya, pada umumnya karena setiap personil memiliki satu meja kerja. Dengan demikian semakin banyak jumlah personil suatu kantor akan memiliki meja kerja yang relatif banyak. Oleh sebab itu, meja kerja perlu ditata dengan sedemikian rupa sehingga dapat memenuhi prinsip tata ruang kantor yang baik.
Teknik penataan meja kerja dapat dilakukan dengan cara berikut :
a. Meja-meja kerja sebaiknya disusun menurut garis lurus menghadap ke jurusan yang sama atau dengan pola susunan yang saling bertolak belakang atau dengan posisi beradu punggung.
b. Pada tata ruang yang terbuka atau relatif besar, susunan meja-meja dapat terdiri atas beberapa baris.
c. Diantara baris meja dan blok suatu baris dengan blok baris lainnya perlu disediakan jarak untuk lalu lintas personil, atasan, maupun orang lain yang sedang mendapat layanan.
d. Lebar lorong diantara satu blok baris dengan blok baris lainnya sekitar 120 cm dan lorong diantara satu baris dengan baris lainnya sekitar 80 cm.
e. Meja untuk pimpinan dalam suatu ruang terbuka ditempatkan dibelakang menghadap searah dengan personil atau didepan personil berhadapan dengan personil.
f. Penempatan pimpinan suatu unit kerja dengan pimpinan unit kerja lain pada rung terbuka ditempatkan dekat dengan personil yang menjadi bawahannya.
g. Penempatan personil disesuaikan dengan jenis pekerjaannya, personnil yang banyak mengerjakan pekerjaan yang memerlukan konsentrasi kerja yang tinggi ditempatkan jauh dari lalu lintas orang-orang, demikian juga personil yang banyak berhubungan dengan pihak luar ditempatkan dekat pintu masuk.
h. Personil yang menggunakan alat kerja yang menimbulkan suara ribut (bising) ditempatkan pada tempat yang dapat meredam suara atau jauh dari personil lain yang memerlukan konsentrasi kerjayang tinggi
i. Personil yang memiliki perlengkapan kerja yang relatif sulit dipindahkan ditempatkan dekat dengan perlengkapan kerjanya
j. Personil yang memiliki alat kerja yang menimbulkan getaran ditempatkan jauh dari dinding atau tiang agar getaran tersebut tidak merembes kebagian lain.
k. Personil yang memiliki perlengkapan kerja lemari yang berat atau peti besi ditempatkan dekat dinding agar perlengkapan kerjanya ditempatkan menempel ke tembok atau tiang untuk mendapatkan penyangga
l. Pimpinan yang sering menerima tamu dan membicarakan hal-hal yang bersifat rahasia organisasi ditempatkan pada kamar tersendiri
m. Pimpinan atau tenaga ahli karena sifat pekerjaannya membutuhkan ruangan tersendiri dapat dibuat ruang tersendiri dengan ukuran 2,5x3,6 (9 m2), untuk keperluan meja pimpianan (150x90cm), kursi pimpinan, kursi tamu, lemari pajangan/arsip pimpinan, dan lorong untuk lalu lintas pimpinan dan tamu.
K. Standar Ruang Kantor
Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus diperhatikan dan diatur sebaik baiknya oleh setiap manajer perkantoran yang modern. Sebagai contoh di negara Inggris dalam 1963 telah ditetapkan undang-undang mengenai kantor (THE OFFICE ACT) yang antara lain menetapkan persyaratan atau stadar yang harus dimiliki oleh setiap ruang kantor.
Standar itu meliputi hal hal sebagai berikut :
a. Kebersihan
Bangunan, perlengkapan, dan perabotan harus dipelihara bersih
b. Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai
Ruang kerja harus menyediakan luas lantai 40 square feet sama dengan 3.7 m2 untuk setiap petugas.
c. Suhu Udara
Temperatur yang layak harus dipertahankan dalam ruang kerja ( minimum 16 C = 61F)
d. Ventilasi
Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam ruang kerja
e. Penerangan Cahaya
Cahaya alam/ lampu yang cocok dan cukup harus diusahakan, sedang perlengkapan penerangan dirawat dengan seharusnya
f. Fasilitas kesehatan
Kamar kecil, tolitet, dan sejenisnya harus disediakan untuk para petugas serta terpelihara kebersihannya
g. Fasilitas Cuci
Ruang Cuci muka/ tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk harus disediakan untuk secukupnya.
h. Air minum
Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa / tempat penampungan khusus
i. Tempat pakaian
Dalam kantor harus disediakan temapt untuk menggantungkan pakaian yang tidak dipakai petugas sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian yang basah
j. Tempat duduk
Petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan sandaran kaki bila perlu
k. Lantai, gang , dan tangga
Lantai harus dijaga agar tidak mudah orang tergelincir, tangga diberi pegangan untuk tangan, dan bagian–bagian yang terbuka diberi pagar
l. Mesin
Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dari petugas yane memakainya harus cukup terlatih
m. Beban berat
Petugas tidak boleh ditugaskan mengangkat , membawa atau memindahkan beban berat yang dapat mendatangkan kecelakaan
n. Pertolongan pertama
Dalam ruang kerja harus dissediakan kotak / lemari obat untuk pertolongan pertama maupun seseorang pegawai yagn terlatih memberikan pertolongan itu
o. Penjagaan kebakaran
Alat pemadam kebakaran dan sarana untuk melariakn dari bahaya kebakaran harus disediakan secara memadai termasuk lonceng tanda bahaya kebakaran
p. Pemberitahuan kecelakaan
Kecelakaan dalam kantor yagn menyebakan kematian atau absen petugas lebih dari 3 hari harus dilaporkan kepada pihak yang berwajib.
L. Merancang Tata Ruang Kantor Berbagai Macam Bentuk
Dalam merancang tata ruang suatu kantor, banyak hal yang harus diperhatikan diantaranya:
a. Jenis atau bidang pekerjaan yang tercakup dalam ruang tersebut.
b. Penempatan bidang pekerjaan sesuai dengan urut-urutan kegiatanya.
c. Banyaknya personal/pegawai yang terlibat dalam jenisnya atau bidang pekerjaan tersebut.
d. Tata letak atau penempatan personal/pegawai yang menangani jenis/bidang pekerjaan tersebut.
e. Penerangan atau pencahayaan yang baik.
f. Adanya ventilasi (pertukaran udara) yang memadai.
g. Lain-lain hal yang penting dianggap penting, misalnya masalah keindahan dan kenyamanan ruangan
CONTOH GAMBAR TATA RUANG KANTOR TERBUKA
CONTOH GAMBAR TATA RUANG KANTOR TERTUTUP
CONTOH GAMBAR TATA RUANG KANTOR BERKAMAR / TERTUTUP
Komentar
Posting Komentar